Guía para clientes · Procedimiento de operación de inventario
Cómo manejamos su inventario
Procedimiento de entrada, salida y toma de inventario soportado por software, con acceso del cliente al inventario en tiempo real, seguimiento de pedidos con notificaciones e integración con sus sistemas.
Resumen
Toda la mercancía de nuestros clientes se administra en Nova WMS, una plataforma web que registra cada movimiento, desde que la carga se anuncia hasta que sale despachada, con ubicación, lote, serial, responsable y hora. No existe inventario «en papel»: lo que muestra el sistema es lo que hay en la estantería, y el cliente lo consulta directamente desde su propio acceso.
Cada posición
codificada y escaneable
100%
de movimientos con trazabilidad
Tiempo real
inventario visible para el cliente
API REST
lista para integrar con su ERP
En una frase: el cliente anuncia lo que llega, nosotros lo recibimos contando y escaneando, el sistema le asigna posición, el cliente monta sus pedidos desde el portal y recibe aviso en cada cambio de estado hasta que la mercancía sale firmada por el transportador.
Cómo se organiza la bodega
Antes de operar, todas las posiciones de la bodega quedan creadas en el sistema con un código único e imprimible en etiqueta de código de barras. La estructura es Zona → Pasillo → Rack → Nivel → Posición (por ejemplo A1-03-02) y se genera automáticamente desde la configuración de la bodega.
| Tipo de ubicación | Uso |
|---|---|
| RACK / BIN | Posiciones de almacenamiento. Cada una sabe qué producto, lote y cantidad tiene. |
| TRÁNSITO | Muelle de entrada y de salida. Nada permanece aquí: el sistema obliga a asignar posición al completar la recepción. |
| CUARENTENA | Mercancía con novedad (averías, faltantes, documentación pendiente). No es despachable hasta liberarla. |
Estados del inventario
Cada unidad tiene un estado; el cliente ve las cantidades por estado y por ubicación. Cuando se confirma un pedido, la mercancía pasa a RESERVADO y no puede prometerse dos veces.
Trazabilidad
- Control por lote, número de serie y fecha de vencimiento según el producto.
- Historial completo por ítem: quién lo recibió, dónde estuvo, cuándo se movió y en qué pedido salió.
- Fotos y documentos adjuntos por recepción, por línea y por producto.
- Estrategias de salida configurables por producto: FEFO (primero el que vence), FIFO o LIFO.
Procedimiento de entrada
El cliente anuncia la llegada (pre-alerta)
Desde su portal, o automáticamente desde su ERP, el cliente registra qué va a llegar: productos, cantidades, documento de transporte, transportador y placa. Puede adjuntar factura, remisión, packing list o BL. Una misma pre-alerta admite varias entregas parciales.
Cliente · Portal web o integraciónProgramación y asignación
La pre-alerta llega a la bandeja del coordinador con aviso en pantalla. Se genera una tarea de recepción y se asigna al operario (manual o por regla automática). El operario la ve en su celular.
Coordinador logísticoRecepción en muelle con conteo físico
El operario abre la recepción en su dispositivo móvil y, línea por línea, registra cantidad recibida, condición física (A/B/C/D), lote o seriales, y toma fotos de evidencia. Se confirman conductor y placa que efectivamente llegaron. El sistema compara automáticamente contra lo anunciado.
Operario · App móvil con escánerSi lo recibido no coincide con lo anunciado, la recepción queda con discrepancia y requiere autorización del coordinador antes de cerrarse. Nada entra «por debajo de la mesa».
Asignación de posición
Cada línea se ubica escaneando la etiqueta de la posición destino. El sistema no permite completar la recepción con mercancía sin ubicar, y valida compatibilidad (por ejemplo, químicos incompatibles no se almacenan juntos).
Operario · Escaneo de ubicaciónCierre e informe al cliente
Al completar, el inventario queda disponible de inmediato en el portal del cliente. Se genera el Informe de Recepción (PDF con fotos, cantidades, novedades y firma de quien entregó) y se envía por correo al cliente. El cargo por el servicio se registra automáticamente.
Sistema · Automático
Procedimiento de salida
El cliente monta el pedido
Desde el portal, el cliente elige destinatario (o crea uno nuevo), dirección de entrega, productos y cantidades. Ve la disponibilidad real en el momento de pedir. Si lo prefiere, el pedido puede entrar automáticamente desde su ERP o su tienda en línea.
Cliente · Portal web o integraciónConfirmación y reserva
Al confirmarse, el sistema reserva el inventario aplicando la estrategia del producto (FEFO/FIFO) y genera la tarea de picking. El cliente recibe aviso de que su pedido fue confirmado.
Coordinador · SistemaPicking con escaneo obligatorio
El operario recibe la lista de picking con la ruta de posiciones. Para confirmar cada ítem debe escanear el producto: no se puede recoger a ojo. El sistema le indica exactamente de qué posición y qué lote tomar.
Operario · App móvilSi se recoge menos de lo pedido, el despacho requiere autorización y el faltante se convierte automáticamente en un pedido pendiente ligado al original.
Empaque y despacho
Se registran transportador, conductor, placa, precintos, hora real de salida y fotos de la carga. Quien recoge firma en pantalla. Sin conductor, placa y firma el sistema no permite dar salida.
Operario · App móvilDocumentos y notificación
El sistema genera la Guía de Despacho y el Acta de Entrega (una línea por lote/serial, con la firma incrustada) y las envía al cliente junto con el aviso «su mercancía salió», por correo y en la plataforma.
Sistema · Automático
Toma de inventario
Contar toda la bodega de una vez es costoso y detiene la operación. Nuestro modelo combina conteos cíclicos permanentes con un inventario general programado, ambos ejecutados desde el celular contra el dato del sistema.
Conteo cíclico (semanal)
Cada semana se cuentan posiciones seleccionadas por rotación y valor (ABC). Los productos de mayor movimiento se cuentan más veces. En cada ciclo se cubre la totalidad de las posiciones.
Inventario general (según acuerdo)
Conteo completo con operación cerrada, típicamente semestral o anual, con el cliente presente si lo desea. Se entrega acta con diferencias y su resolución.
Cómo se ejecuta un conteo
Se programa
El coordinador crea la tarea de conteo indicando las posiciones y la asigna a un operario. Aparece en la bandeja de su celular.
Conteo ciego por posición
El operario escanea la etiqueta de la posición. El sistema le muestra qué productos y lotes debería haber, y él digita lo que realmente cuenta. Cada conteo queda registrado con operario, fecha y hora.
Diferencias y ajuste auditado
Toda diferencia queda registrada con operario, fecha y evidencia. Un ajuste solo lo aprueba un coordinador, queda en el historial de movimientos y es visible para el cliente. Si hay reincidencia en una posición, el sistema lo señala.
Indicadores
Se reporta exactitud de inventario (posiciones exactas / posiciones contadas) por período, con meta operativa ≥ 99%.
Lo que su empresa puede ver y hacer
Cada cliente recibe usuarios propios en la plataforma, con acceso exclusivo a su información. No hay que llamar a preguntar «¿cuánto tengo?»: la respuesta está en pantalla, actualizada al segundo.
Inventario en tiempo real
Existencias por producto, lote, vencimiento, estado y posición. Filtros, búsqueda y exportación a Excel. Historial de trazabilidad de cualquier ítem.
Montar pedidos
Crear pedidos de salida directamente en el portal, con destinatarios guardados y disponibilidad visible. Adjuntar instrucciones o documentos.
Seguimiento de estado
Cada pedido muestra en qué etapa va: confirmado, en picking, empacado, despachado. Con guía, acta, fotos y firma de quien recibió.
Notificaciones automáticas
Aviso en la plataforma y por correo en cada cambio de estado del pedido, al completar cada recepción y cuando la mercancía sale.
Anunciar ingresos
Registrar pre-alertas de lo que viene en camino, con documentos adjuntos, y ver el informe de recepción con fotos al cerrarse.
Cuenta y facturación
Resumen de lo facturado, pendiente y vencido, con el detalle de cargos del mes. Todo en el mismo acceso.
Qué notificación recibe y por qué canal
| Evento | Plataforma | Correo |
|---|---|---|
| Pre-alerta registrada / enviada | Sí | Sí |
| Recepción completada (con informe PDF) | Sí | Sí |
| Pedido cambia de estado (confirmado, en picking, empacado…) | Sí | Sí |
| Mercancía despachada (con guía y acta) | Sí | Sí |
El cliente decide qué canales activa. Los correos de notificación se configuran por proceso y por cliente.
Integración con sus sistemas
Nova WMS fue construido API-first: todo lo que se hace en pantalla se puede hacer desde otro sistema. Eso permite que su ERP, su contabilidad o su tienda en línea hablen directamente con la bodega, sin digitar dos veces.
| Escenario | Cómo funciona |
|---|---|
| Sincronizar ingresos | Su ERP crea la pre-alerta en Nova WMS al emitir la orden de compra o el despacho de fábrica. La bodega ya sabe qué esperar sin que nadie lo digite. |
| Sincronizar pedidos | Los pedidos de venta de su ERP o tienda en línea entran directo como pedidos de salida. Los cambios de estado (despachado, entregado) regresan a su sistema. |
| Sincronizar inventario | Su ERP consulta existencias por producto/lote cuando lo necesite, o recibe el saldo actualizado tras cada movimiento. |
| Carga inicial | Catálogo de productos e inventario inicial por importación masiva desde Excel/CSV, con validación previa. |
- Autenticación por llave de API exclusiva para cada integración, con posibilidad de desactivarla o rotarla en cualquier momento.
- Límite de peticiones configurable y registro de uso por llave.
- Documentación técnica de la API disponible para el equipo de sistemas del cliente.
- Para flujos programados (por ejemplo, sincronizar saldos cada hora) usamos una plataforma de automatización e integración con reintentos y alertas de error.
Alcance, costos y tiempos. Cada integración es un proyecto propio: su alcance, costo y tiempo de desarrollo se definen con el área de sistemas del cliente y se acuerdan por escrito antes de iniciar, en la etapa de implementación. Dependiendo del sistema del cliente y de la calidad de sus datos, una integración puede tomar varias semanas y tener un costo adicional al servicio de almacenamiento.
Seguridad y control de acceso
- Aislamiento por cliente: cada cliente solo ve su inventario, sus pedidos y sus documentos. Nunca los de otro.
- Roles definidos: administrador del cliente y consulta del cliente; internamente coordinador, analista de inventario y operario, cada uno con permisos limitados a su función.
- Auditoría: todo cambio queda registrado con usuario, fecha y hora. Los ajustes de inventario requieren aprobación.
- Plataforma en la nube: acceso desde cualquier navegador, cifrado HTTPS, sin instalación en los equipos del cliente.
- Estándares de seguridad de la información: la plataforma opera bajo prácticas alineadas con estándares de seguridad de la información: cifrado en tránsito, control de acceso por rol, registro de auditoría y gestión de llaves de integración.
- Respaldo y disponibilidad: la base de datos cuenta con respaldo, servidores en dos localizaciones para garantizar disponibilidad y copias de seguridad de la información realizadas de forma regular.
Pantallas del sistema
Pantallas reales de la plataforma en operación. Haga clic en cualquiera para ampliarla.
App del operario (celular)
Puesta en marcha
Configuración inicial
Creación de la bodega, sus zonas y posiciones con etiquetas, catálogo de productos, reglas de trazabilidad y usuarios internos.
Carga inicial
Inventario inicial con conteo físico y etiquetado, importado desde Excel y conciliado con el cliente.
Validación, configuración y ajustes internos
El equipo del operador opera el sistema con datos reales, afina reglas, tareas y documentos. De 3 a 4 semanas según la operación.
Habilitación de accesos al cliente
Se crean los usuarios del cliente y se capacita a su equipo en el portal: inventario, pedidos, pre-alertas y notificaciones.
Operación asistida
Primeras recepciones, pedidos y conteos con acompañamiento directo hasta estabilizar la operación.
Integración
Conexión con los sistemas del cliente según el alcance, costo y tiempo acordados previamente.
Los tiempos son de referencia y se ajustan según el tamaño de la operación, la disponibilidad de datos y el equipo de sistemas del cliente.
Opcionales y próximas funcionalidades
Agente de WhatsAppopcional
Consulta de inventario, creación de pedidos y pre-alertas básicas por WhatsApp, conversando con un agente que opera directamente sobre la plataforma con la información de su empresa.
Agentes de IA dentro de la apppróximamente
Acceso para agentes de inteligencia artificial que ejecutan tareas operativas desde la misma plataforma (consultas, pedidos, movimientos) y entregan análisis del inventario: rotación, ocupación, vencimientos y alertas, una vez la operación acumule datos reales que sirvan de base al análisis.
Si desea una demostración del sistema o más detalles técnicos, no dude en solicitarla a su operador logístico: con gusto la coordinamos.