# Cómo manejamos su inventario

Guía para los clientes del operador logístico: el procedimiento de entrada, salida y toma de inventario soportado por Nova WMS, con acceso del cliente al inventario en tiempo real, seguimiento de pedidos con notificaciones e integración con sus sistemas.

## Resumen

Toda la mercancía se administra en Nova WMS, que registra cada movimiento, desde que la carga se anuncia hasta que sale despachada, con ubicación, lote, serial, responsable y hora. Lo que muestra el sistema es lo que hay en la estantería, y el cliente lo consulta desde su propio acceso.

## Cómo se organiza la bodega

Todas las posiciones quedan creadas con un código único e imprimible en etiqueta (Zona → Pasillo → Rack → Nivel → Posición, p. ej. A1-03-02).

- **RACK / BIN**: posiciones de almacenamiento.
- **TRÁNSITO**: muelle de entrada y salida; nada permanece aquí.
- **CUARENTENA**: mercancía con novedad, no despachable hasta liberarla.

Estados del inventario: DISPONIBLE, RESERVADO, EN CUARENTENA, DAÑADO, EN TRÁNSITO, DESPACHADO. Trazabilidad por lote, serial y vencimiento; estrategias FEFO / FIFO / LIFO por producto.

## Procedimiento de entrada

1. **El cliente anuncia la llegada (pre-alerta)** desde el portal o desde su ERP, con documentos adjuntos.
2. **Programación y asignación**: la pre-alerta genera una tarea de recepción asignada a un operario.
3. **Recepción en muelle con conteo físico**: cantidad, condición A/B/C/D, lote o seriales y fotos por línea. Si no coincide con lo anunciado, la recepción queda con discrepancia y requiere autorización del coordinador.
4. **Asignación de posición** escaneando la etiqueta de la ubicación destino; no se puede completar con mercancía sin ubicar.
5. **Cierre e informe al cliente**: el inventario queda disponible de inmediato y se envía el Informe de Recepción en PDF.

## Procedimiento de salida

1. **El cliente monta el pedido** en el portal (o entra desde su ERP / tienda en línea) viendo la disponibilidad real.
2. **Confirmación y reserva** del inventario con la estrategia del producto; el cliente recibe aviso.
3. **Picking con escaneo obligatorio**: cada ítem debe escanearse. Si se recoge menos, el despacho requiere autorización y el faltante nace como pedido pendiente.
4. **Empaque y despacho**: transportador, conductor, placa, precintos, fotos y firma en pantalla. Sin conductor, placa y firma no hay salida.
5. **Documentos y notificación**: Guía de Despacho y Acta de Entrega enviadas al cliente por correo y en la plataforma.

## Toma de inventario

Conteos cíclicos semanales por rotación y valor (ABC) más un inventario general programado. El conteo se hace por posición desde el celular, ciego contra el dato del sistema; toda diferencia queda registrada y un ajuste solo lo aprueba un coordinador. Meta de exactitud ≥ 99 %.

## Lo que su empresa puede ver y hacer

Inventario en tiempo real, montar pedidos, seguimiento de estado, notificaciones automáticas, anunciar ingresos y consultar su cuenta y facturación.

| Evento | Plataforma | Correo |
|---|---|---|
| Pre-alerta registrada / enviada | Sí | Sí |
| Recepción completada (con informe PDF) | Sí | Sí |
| Pedido cambia de estado | Sí | Sí |
| Mercancía despachada (con guía y acta) | Sí | Sí |

## Integración con sus sistemas

Nova WMS es API-first: sincronizar ingresos (pre-alertas desde el ERP), pedidos (desde ERP o tienda en línea) e inventario (consulta o saldo tras cada movimiento), más carga inicial desde Excel/CSV. Autenticación por llave de API por integración. **Alcance, costo y tiempo de cada integración se acuerdan por escrito antes de iniciar**, en la etapa de implementación; puede tomar varias semanas y tener costo adicional.

## Seguridad y control de acceso

Aislamiento por cliente, roles definidos, auditoría de cada cambio, plataforma en la nube con HTTPS, prácticas alineadas con estándares de seguridad de la información, base de datos con respaldo, servidores en dos localizaciones y copias de seguridad regulares.

## Puesta en marcha

1. Configuración inicial.
2. Carga inicial.
3. Validación, configuración y ajustes internos (3 a 4 semanas según la operación).
4. Habilitación de accesos al cliente.
5. Operación asistida.
6. Integración.

## Opcionales y próximas funcionalidades

- **Agente de WhatsApp (opcional)**: consulta de inventario, pedidos y pre-alertas básicas.
- **Agentes de IA dentro de la app (próximamente)**: ejecutan tareas operativas y entregan análisis del inventario cuando la operación acumule datos reales.

Si desea una demostración o más detalles técnicos, solicítela a su operador logístico.